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实物档案作为历史事件、社会活动的直接载体，以其直观性和原始性承载着独特的历史价值与凭证价值。与电子档案或文字档案相比，实物档案形态多样（如器物、标本、服饰、印章等），材质复杂（金属、木质、纸质、织物等），对保管环境、操作流程的要求更为特殊。实物档案保管需建立在科学原则与规范流程之上，既确保档案实体安全、完整，又便于长期留存与合理利用，为历史记忆的延续提供可靠载体。?
一、实物档案保管的基础原则?
基础原则是实物档案保管的核心遵循，贯穿于保管全流程，为具体操作提供方向指引，确保保管工作不偏离“保护档案价值”的核心目标。?
真实性原则是首要前提，保障档案的原始属性：需确保实物档案的来源真实可追溯（如记录形成时间、制作人、流转轨迹），不伪造、不篡改档案本体（如不对文物类实物进行破坏性修复以改变原始形态）；对实物档案的复制件需明确标识（如标注“复制品”及复制时间），与原件严格区分，避免混淆；保管过程中需完整记录档案的原始状态（如磨损程度、颜色变化），作为后续修复或研究的依据。?
完整性原则要求保全档案的整体价值：不仅需保护实物档案的实体完整（如避免器物残缺、织物撕裂），还需保存其附属信息（如随实物附带的说明书、标签、使用记录），这些信息是理解实物背景的关键；对成套实物档案（如一套仪器的多个部件、一组服饰的上下装），需整体保管，避免拆分（如因存储空间不足而分散存放导致部件丢失）；记录实物档案的关联关系（如某印章与某份文件的使用关联），确保其历史脉络的完整性。?
安全性原则聚焦实体与环境的双重防护：实体安全需防范物理损伤（如碰撞、挤压、虫蛀、霉变）、化学腐蚀（如接触酸性物质导致金属锈蚀）、人为破坏（如盗窃、不当触摸）；环境安全需控制保管场所的温湿度、光照、空气质量（如避免强光直射导致织物褪色、潮湿环境引发纸张霉变）；对珍贵或易碎实物档案需采取特殊防护（如单独存放、加装缓冲材料、限制接触频次）。?
分类保管原则提升管理精准度：依据实物档案的材质（如金属类、木质类、纸质类）、形态（如立体器物、平面织物）、价值（如珍贵文物、普通办公用品）、用途（如纪念类、凭证类）进行分类，不同类别采用适配的保管方式（如金属类需防氧化，纸质类需防潮）；同类档案按形成时间、主题内容等进一步排序，形成有序体系，便于清点与检索；分类标准需保持稳定，避免频繁调整导致档案混乱。?
适度利用原则平衡保护与利用的关系：利用方式需以不损害档案为前提（如禁止触摸书画类实物的画面、限制珍贵实物的展出次数）；利用过程中需规范操作（如佩戴手套取放、使用专用工具搬运），避免因利用不当造成损坏；对利用频率高的实物档案，可通过制作复制品或数字化展示替代原件使用，减少原件损耗。?
二、实物档案收集与入库规范?
收集与入库是实物档案保管的起点，规范的操作可从源头减少后期保管风险，为长期保存奠定基础。?
收集环节需确保来源清晰、筛选合理：收集前需明确范围（如单位历史上的重要奖品、重大事件中的纪念物品），避免无价值实物的过度留存；收集时需同步记录“实物档案登记表”，包含名称、材质、尺寸、重量、形成时间、来源、现状描述（如是否有划痕）等核心信息，作为入库依据；对疑似危险品（如含腐蚀性物质的旧仪器、易燃材料制作的实物）需先进行安全处理（如清理残留物、更换包装），确认安全后再收集。?
入库验收需严格核查与登记：核对实物档案与登记表信息的一致性（如尺寸是否与记录相符、是否存在未记录的损伤）；检查实物档案的清洁度（如是否携带灰尘、油污），必要时进行清洁处理（如用软毛刷清理表面灰尘，避免使用水或清洁剂导致损伤）；为每件实物档案分配唯一标识（如编号、条形码），粘贴位置需不损伤档案本体（如在器物底部、织物边角等隐蔽处）；拍摄实物档案的入库状态照片，存档备查。?
上架存储需按分类原则有序摆放：根据实物类别选择适配的存储容器（如金属器物用无酸纸盒、织物用防尘罩、易碎品用防震箱），容器材质需稳定（如避免使用含酸性的纸板导致实物腐蚀）；存储架需坚固、平稳，避免晃动（如防止迭放过高导致倾倒），不同尺寸的实物合理分配空间（如大型器物单独放置，小型实物使用分隔盒）；在存储位置标注档案编号与名称，便于快速定位与清点。?
叁、日常保管与维护规范?
日常保管与维护是保障实物档案长期安全的关键，通过持续、细致的操作，延缓档案老化，及时发现并处理潜在风险。?
环境监控需保持稳定适宜的条件：温度控制需根据材质调整（如一般实物档案保持14-24℃，珍贵文物类可控制在更窄范围），避免剧烈波动（如昼夜温差超过5℃可能导致木质开裂）；相对湿度需适配材质特性（如金属类50%-60%防氧化，纸质类45%-55%防潮），可通过除湿机、加湿器或防潮剂调节；光照需采用低照度光源（如尝贰顿灯），避免紫外线（如加装防紫外线玻璃），珍贵实物档案库房可采用无窗设计或遮光窗帘；定期通风（如自然通风或过滤通风），保持空气清新，减少有害气体（如甲醛、二氧化硫）浓度。?
定期检查需全面且有针对性：频次根据档案重要程度确定（如珍贵档案每月检查，普通档案每季度检查），检查内容包括实体状态（如是否出现霉变、虫蛀、变形）、容器完好度（如包装盒是否破损、密封是否严密）、环境参数（如温湿度是否超标）；对易损材质档案（如丝绸织物、胶片）重点检查老化迹象（如脆化、变色）；检查记录需详细（如记录“2024年5月检查发现某织物边缘轻微磨损”），形成检查台账，便于追踪变化趋势。?
清洁与防护需遵循材质适配原则：清洁方法因材质而异（如金属器物用干布擦拭，木质器物用软毛刷清理缝隙，纸质实物避免直接用水），禁止使用可能损伤档案的清洁剂（如含研磨剂的去污膏、酸性洗涤剂）；对易虫蛀的实物（如毛织品、皮质品）可放置天然防虫剂（如樟脑丸需用透气袋封装避免直接接触），定期更换；对长期存放的实物档案需定期翻动（如每半年轻轻挪动一次，避免同一部位长期受压变形），翻动时需轻拿轻放，避免碰撞。?
四、实物档案的移动与利用规范?
移动与利用是保管中的高风险环节，需通过严格规范减少操作失误导致的损坏，确保档案在“动”的过程中依然安全。?
移动操作需全程可控：移动前评估实物档案的状态（如是否易碎、是否需要辅助工具），制定移动方案（如两人抬运大型器物、使用托盘转移小型实物）；移动过程中避免剧烈震动、倾斜（如搬运瓷器时保持水平，防止滑落），禁止单手拎提、抛掷；移动后核对实物档案的完整性（如部件是否松动、是否有新的损伤），并记录移动轨迹（如从库房础区移至展厅叠区）。?
利用管理需设定权限与流程：利用申请需明确用途（如研究、展览、复制），经审批后方可执行（如珍贵实物需单位负责人审批）；利用时由专人陪同，监督操作过程（如禁止参观者触摸展柜内实物、研究者使用实物时需戴手套）；利用后检查实物状态（如是否因拍摄而被强光照射过久、是否有指纹残留），确认无误后放回原位；利用记录需存档（如记录利用人、时间、用途、实物状态），作为追溯依据。?
修复与复制需遵循最小干预原则：修复前需评估必要性（如轻微磨损不影响整体价值则不修复），修复方案需经专业人员论证（如邀请文物修复师制定方案），采用可逆性技术（如修复材料可去除，避免对原始材质造成永久性改变）；复制实物档案需采用无损方法（如对书画类实物采用高清扫描而非拓印），复制件需达到保真效果（如颜色、尺寸与原件一致），并与原件分开管理。?
五、处置与交接规范?
处置与交接是实物档案保管的末端环节，规范操作可确保档案在生命周期终点或管理权变更时依然得到妥善处理，避免流失或损坏。?
处置流程需严谨评估与记录：对失去保存价值的实物档案（如严重损坏且无修复意义、重复收藏的普通实物），需经集体评估（如成立鉴定小组），形成处置意见（如销毁、捐赠），并报上级部门审批；销毁实物档案需全程记录（如拍摄销毁前状态、记录销毁时间与参与人），避免随意丢弃；捐赠或移交实物档案时，需签订交接协议，明确档案状态、附属信息及保管责任，确保接收方具备保管能力。?
交接管理需明确责任边界：交接前需整理实物档案的全套资料（如登记表、检查记录、修复档案），确保信息完整；交接时双方共同清点实物数量、核对状态（如对照照片检查是否有损伤），签署交接清单（注明交接时间、地点、参与人）；交接后接收方需及时更新保管记录，原保管方保留交接凭证，实现责任无缝衔接。?
实物档案保管的基础原则与规范流程，本质是对“时间破坏力”的主动对抗——通过科学的保护理念与细致的操作，延缓自然老化与人为损伤，让实物档案跨越时间阻隔传递历史信息。这些原则与规范看似繁琐，实则是保护档案价值的必要投入，既确保当下的安全管理，也为未来的研究、展示、传承提供可靠保障，使实物档案真正成为连接过去与未来的桥梁。?
